表現力と記憶力

上司の業務を円滑に進めるために、秘書には豊かな表現力と記憶力も必要になります。

■表現力
秘書は上司と関係者のパイプ役として、報告や伝言を相手にわかりやすく正確に伝える表現力が求められます。
上司の指示で行った業務の結果を報告をする際も、正確にかつ要点をまとめて伝える事が必要になります。
伝えたい意図をわかりやすく表現するとともに、人間関係に配慮して適切な言葉遣いができなければなりません。
正しい敬語・接遇用語を身につけ、相手に不快感を与えないような言葉遣いを心がけます。

また、上司に代わってあいさつ状やビジネス文書などの作成をする際も、表現力は重要になります。
それぞれのケースに合わせて、正しい言葉を使って文章を作成する事が求められます。
季節に合った表現や、相手に気持ちが伝わるような文章の書き方を身につけておくことも秘書には大切です。

■記憶力
上司は秘書の記憶を頼りにしていることが多く、秘書は多くの情報を忘れずに記憶しておく為にも、どんなときもメモをとるように心がけておきます。

上司は様々な人と出会い仕事を進めていきます。
時には関係者の名前や顔が思い出せない事もあり、秘書は上司が思い出せるように手助けすることもあります。
関係者の名刺に、会った日時や場所、関わった仕事内容、その人の特徴などを書き込んで置くなどの工夫も必要です。

また、上司からの指示や上司への連絡事項などを正確に記憶しておく事も重要です。
その他、上司のスケジュールや取引先の会社名、商品名、地名、書類の保管場所などを、確実に記憶しておく事は業務を効率よく進めるのに必要になります。