コミュニケーション力

秘書は、上司と社内や取引先などの関係者との間をつなぐパイプ役としての役割を果たす為に、コミュニケーション力が必要になります。
求められるコミュニケーション力とは、人と人の人間関係がよくなるように、必要な情報を正しく理解し、伝えるべき相手に簡単に要領をよくまとめて伝達する事です。

上司が不在時の電話や部下からの報告・連絡・相談、関係者からの伝言など、それぞれ必要な情報を正確に聞き取り、簡潔にまとめ伝える事が出来なくてはなりません。
正確に話を聞き取る為には、話を聞く際は必ずメモを取り、途中で口を挟まず最後まできちんと話をききます。
メモを取る際は、5Ｗ1Ｈのポイントを押さえておくと、より理解しやすくなります。

・5Ｗ1Ｈ
Ｗｈｅｎ（いつ、いつまでに）、Ｗｈｅｒｅ（場所、関係部署）、Ｗｈｏ（誰が、誰と、誰に対して）、Ｗｈａｔ（何をするのか）、Ｗｈｙ（仕事の目的、理由）、Ｈｏｗ（どのような方法で）
話が終わったら、メモの内容を確認し、不明な点はその場で解決するようにします。

積極的にコミュニケーションをとり、上司と関係者のコミュニケーションの流れが順調になるように日頃から心がけておきましょう。