スケジュール管理

上司のスケジュール管理は、秘書の重要な仕事の一つです。
上司が無理なく効率的に業務を遂行できるように配慮してスケジュールを組むことが重要です。

毎朝、一日の予定の確認の打ち合わせを上司と行い、変更がないか確認し、秘書が受けた予定は、必ず上司に報告します。
上司が直接受けた予定がある時は、秘書がスケジュールの調整を行います。
急な予定変更にも柔軟に対応し、変更の際は必ず上司の確認をとります。
ダブルブッキングにならないように十分気をつけて、アクシデントの際は勝手に判断せず、上司に報告し判断を委ねます。

多忙なスケジュールをスムーズに遂行できるよう、予定表を作成します。
予定表は、年間、月間、週間、日々などの種類があり、その中で上司の業務や忙しさなどにあった予定表を作成します。

■年間予定表
創立記念日、入社式、株主総会、定例役員会、取引先の行事など、あらかじめ日程がわかっていて変更の可能性が少ない主要行事を、1年間にわたって記入します。

■月間予定表
主要行事プラス、会議、会合、出張、宴会、訪問、面会などを決定している範囲で、具体的に1ヶ月ごとの予定を記入していきます。

■週間予定表
スケジュール管理の基本となる予定表で、1週間単位の予定を、時間や場所など決まっている事の詳細を記入します。

■日々予定表（日程表）
一日の予定の詳細を把握する為の予定表で、その日の予定を時間、分単位で記入します。
また、備考欄などに詳しい行動予定や出発時間、持参する資料などを記入しておくと、よりわかりやすくなります。

予定表は上司と相談の上、わかりやすいものを作成し、コピーして上司と秘書一部ずつ持つようにします。
月間や週間予定表を上司の関係部署に配布する際は、詳しい予定やプライベートな予定などの記入は避けるなどの、配慮が必要になります。
予定変更の際は、上司への報告、予定表の変更はもちろんのこと、関係先への連絡を忘れないように気をつけます。