オフィスの環境整備

上司が仕事をやりやすく、また来客を快く迎えられるような環境を常に整えておく事も、秘書の重要な仕事の一つです。

■日常の環境整備
・時計の時間、カレンダーの日付は正確に合わせておきます。
・上司の机上の備品の整理整頓し、備品や消耗品に不足があれば補充します。
・客が帰ったら、テーブルの上を片付け、書類などの置忘れがないか確認します。

■採光・照明等の管理
・全体を照らす照明の明るさは適度に抑え、部分照明や間接照明などで、作業がしやすい明るさに調節します。
・照明の光が直接目に入ると疲れやすいので、照明の配置にも気をつけます。
・自然光は、強い日差しが入りすぎないように、カーテンやブラインドなどで光の量を調節します。

■防音対策
・ドアにドアチェックをつけて、開閉時の騒音を軽減します。
・二重窓や厚手のカーテン、吸音材などで、周囲からの騒音を防ぎます。
・部屋の広さに合わせて、電話の着信音の音量は調節します。

■室温調節
・基本的には夏は25～28℃、冬は20℃を目安に、体感温度や上司の好みに合わせて調節します。
また、エアコンからの風が直接あたらないように、配慮する事も大切です。

■色彩の調節
・応接室などには、クリーム色などの暖色系を使い、会議室や上司の仕事場などには、緑や茶色などの落ち着いた色を使うとよいとされています。
・絵画や生花、観葉植物などをおいて、明るく季節感のある空間を演出する事も大切です。

■オフィスレイアウト
・上司の机は、出入り口からみえないような奥の場所で、秘書と対面にならないような配置にします。
・上司の机の向きは、手元が暗くならないように窓が左か後ろになるようにします。
・来客にすぐ対応できるようにする為、秘書の机は出入り口がよく見える位置にします。
・応接セットは、上司の机に近い位置に配置し、来客が座った際に秘書と対面にならないように気をつけます。