機密保持

秘書は、会社や上司に関する機密事項に接する機会が多くあり、機密事項が外部に漏れることがないように細心の注意を払わなければなりません。
何が機密事項にあたるのか、それが外部に漏れた場合、会社にどのような影響があるのか理解し、機密事項に関わっている事も明らかにしないようにしなければなりません。

■機密事項にあたる事柄
・上司の個人情報や業務内容、スケジュール
・会社の新しいプロジェクトに関する情報
・発表前の人事異動に関する情報
・社員の個人情報
・顧客情報

■機密保持に関する注意点
・重要書類などを取り扱う際に席を離れる時は、他の人の目に触れないように引き出しにしまうようにします。
・書類等をコピーする際は必要枚数のみコピーし、ミスした場合は必ずシュレッダーにかけるようにします。
・コピー後は、原稿をコピー機に置き忘れないように気をつけます。
・書類の受け取りや受け渡しは確実に行います。
・社内のことや業務に関することは、外部はもちろん社内の同僚や家族にも話さないようにします。
・重要書類や社名入り封筒などは、むやみに持ち歩かないようにします。
・重要書類をどうしても持ち歩かないといけない場合は、無地の封筒に入れます。
・パソコンに重要書類を保存する場合は、パスワードを設定するなどセキュリティーを徹底するようにします。
・パソコンには部外者を近づけないようにします。
・機密事項に関して聞かれても、知りうる立場にないと言う事を示します。