出張・旅行の準備

上司の出張や旅行の際は、日程前後のスケジュール調整、出張・旅行の準備や精算などを、行います。

・出張の際は、相手先のスケジュール調整などを確認し、上司と日程の確認をします。
・必要に応じて、持参する資料等を作成します。
・上司の希望なども考慮して、交通手段を決めてチケット等の手配をします。
・宿泊先は、上司の希望を優先して決めますが、初めて訪れる場所の場合は、相手先担当者などにアドバイスもらうと決めやすくなります。
・上司の行動予定表を作成します。
交通手段の詳しい発着時間、宿泊するホテル等の連絡先などを明記しておき、上司のもの以外にコピーして、社内の関係者や上司の家族に渡しておきます。
・チケット、必要資料、現金、行動予定表、名刺、相手先へのお土産、健康保健証、身の回り品などを準備しておきます。
・上司が出張中は、留守中の記録をとっておき、一日一回上司に連絡をしその日の報告をします。
必要な場合は指示を仰ぎ、対応します。
指示された業務を優先的に行い、また、空いた時間を無駄にせず普段出来ない業務をこなしておきます。
・出張・旅行後は、上司の留守中の出来事を報告し、処理します。
・出張・旅行にかかった費用等の経理業務を行います。