会議・会合の準備

上司が参加する会議、上司が主催する会議いずれにしても、会議の目的や特徴を理解し、事前の準備をしっかりとして会議に備える事が、秘書の重要な役割です。

■上司が参加する会議の準備
1.上司と相談して、会議の出欠を決め、会議主催者に出欠の連絡をします。
2.会議のテーマに沿って、必要な資料を用意します。
3.初参加の会議は、事前に議題や会議の性質、出席者などの情報を調べて上司に報告します。
4.会場の場所や所要時間、順路、地図などをメモして、上司に渡します。
　車で行く場合は、運転手に会場の場所を伝えておきます。
5.前日に、翌日の会議の予定を上司に伝え確認します。
6.当日は、時間に間に合うように車の手配などをして、資料を上司に渡します。

■上司が主催する会議
上司が会議を主催する場合は、事前の充分な準備から、当日の対応まで秘書が行うべき業務は多岐にわたります。

○事前の業務
1.会議の目的や日時などを上司の指示のもと、会議の開催計画を立てます。
2.上司の指示で、会議の参加者を選定し、リスト漏れがないか確認します。
3.会場は社外か社内か決め、出席者の都合に合った場所、参加者数に見あった広さ、使用料や必要な設備が整っているかなどを考慮して、会場を決定します。
4.会議の議題に沿って進行順序や割り当て時間に無理がないように、会議の予定表を作成します。
5.メンバー漏れがないように注意し、会議参加者に開催2週間前までに開催通知を発送し、出欠の確認をします。
6.資料を、参加者人数分用意し、必要に応じて前もって参加者に配布しておきます。

○当日の業務
1.参加人数や会議の目的等に合わせて机を配置し、プロジェクターの準備など会場の設営を行います。
2.出席者リストに沿って、出欠の確認をし、上司に報告します。
3.会場内の空調や換気、照明、音響などの調整を行います。
4.会議進行のアシスタントとして、受付や会場の案内、資料の配布などを行います。
5.あらかじめ参加者への会議中の電話の取り次ぎについて上司と相談しておき、電話交換台に連絡しておきます。
6.お茶菓子や食事を接待する場合は、時間等を事前に上司と相談しておき、会議進行の妨げにならないようにします。
必要に応じて手伝い役を手配しておきます。
7.秘書が記録係を担当する場合は、議事録作成の為にメモをとっておきます。
8.会議終了前に、参加者の車の手配をしておきます。
9会議終了後、.預かり物や伝言などがあれば忘れずに伝え、お見送りします。
10.忘れ物や灰皿の火の始末、空調・照明を電源の切り忘れ、戸締り等を確認します。
11.会議の手伝いをしてくれた関係者にお礼をします。
12.会場管理者に会議終了の連絡をし、会場を借りた場合は精算をします。