情報収集

法律の改正、業界や市場の傾向、新製品や新開発技術など、上司の業務に必要な情報や役に立つ情報を、忙しい上司に代わって集め、資料として使用しやすいように管理する事も、秘書の重要な業務の一つです。

■情報となる基本資料
・新聞や雑誌
・カタログ・パンフレット
・関係者からの聞き取り情報
・インターネット・・・他社や官公庁のサイトなど、業務に関係する様々なサイトより手軽に情報収集できます。
・列車時刻表・・・列車の時刻だけでなく、航空便や宿泊施設なども調べる事ができます。
・会社年鑑・・・有名会社の概略や役員名などがわかります。
・専門書・・・会社や上司の業務に関する名簿や事典、関係図書などを上司の意向に沿って揃えておきます。
・会社四季報・・・全上場企業などの現住所や代表者名、業績や株価などを調べる事ができます。

■情報の管理・保存方法
・新聞は翌日分、雑誌は次号が届いてから必要な情報を切り取り、台紙に貼って紙名や誌名、日付など必要事項を記入し、フォルダーに入れて保管します。
・雑誌などは、自社発行のもの以外は、保存期間を決めて、期間を過ぎたものは処分します。
・カタログやパンフレットは、最新のものをバーチカルファイリングで保管し、古いものは処分します。
・自社のカタログ等は、問合せなどの際に必要になるので、古いものの処分せずに保管しておきます。
・パソコンで資料などの情報を管理する際は、必ずバックアップをしておき、情報が消えてしまわないように備えておくことが重要です。