文書業務

秘書は、業務で扱う様々なビジネス文書の種類や目的などを理解し、効率よく処理する事が求められます。

■文書の種類
1.社内文書
社内宛てに連絡事項をまとめた文書で、報告書、通達、稟議書、議事録、企画書、始末書、出張報告書、届出文書、回覧文書などの種類があります。　
時候の挨拶などは省略し、「です、ます」調で、箇条書きや図などを用いて、わかりやすく簡潔にまとめる事が基本です。

2.社外文書
社外の企業宛に発信する公的な文書で、礼儀的表現や言葉使いなどに配慮しなければなりません。
時候の挨拶や決められた用語は正しく使用し、伝える内容は的確にわかりやすくまとめます。

3.社交文書
比較的秘書が作成するケースの多い文書で、紹介状、招待状、案内状、お礼状、挨拶状、慶弔状、見舞い状、断り状などの種類があります。
挨拶状やお礼状などは、手書きの方が望ましい文書もあり、秘書が代筆するケースもよくあります。

■文書の受信業務
上司宛のたくさんの郵便物を、それぞれの種類にあわせて対処します。
「親展」｢書留」「秘扱い」「私信」などの文書は、開封せずにそのまま上司に渡し、それ以外の文書は開封して重要度や緊急度などで仕分けします。
必要に応じてメモや資料を添えて上司に渡すなど、機転を利かして対応します。

■文書の発信業務
上司の指示により、文書の清書や発送は日常業務で多くあります。
宛名や料金間違いなどないように気をつけ、また重要文書などは特に慎重に取り扱うようにします。
重要な社外文書は書留にして、郵便の種類、送り先、送付日などを控えておきます。
｢親展」｢秘」「儀礼的文書」は、封の上に手書きで〆か、緘の印を押すようにします。
封はステープラー（ホッチキス）ではなく、のりを使用します。
上司の私信の場合は、郵便局で受領印をもらって保管しておきます。

■文書のファイリング
必要・不要などに分けて処理した文書は、後々わかりやすいように、相手先別、主題別、形式別などによって分類して保管します。
「バーチカル・ファイリング」という縦に書類を収納する整理方法が、日本の企業で一般的によく使われています。
「バーチカル・ファイリング」は、書類に穴を開けずにフォルダーに挟んで収納し、文書の追加や取出しが容易で、またフォルダーが薄いので場所をとらないという特徴があります。
古くなった書類は、移し換えて保管し、さらに使わなくなった物は置き換えて保存し、所定の保存年数を過ぎた物は破棄します。