秘書の心得

秘書と言えば、一般的に華やかなイメージが強いが、実際は「縁の下の力持ち」的な存在で、上司の陰で仕事をサポートする事がメインになります。

■上司のサポート役であることを心得る
秘書が上司の前へ出る事は許されず、あくまでも上司の陰で仕事が円滑に進むようにサポートし、それにより会社に貢献するのが秘書の役割であること自覚します。

■上司からの信頼を得る
仕事に関する知識を備えるとともに、上司の人間性を理解した上で行動する事が必要です。

■上司から指示された業務に正確にこなす
自分自身の勝手な判断をすることなく、上司の考えを正確に理解して、仕事をする事が大切です。
期日は必ず守り、複数の仕事が重なる場合、優先順位を上司に確認をとります。

■上司の雑務を代わりに行う
上司の指示がなくてもできる仕事は進んで行います。

■上司の考えに合った行動をする
異動や配置換えなどで上司が変わった際には、必ず新しい上司の考えをまず確認し、それにあわせて行動をする事が大切です。

■秘密厳守する
日頃より資料や文書などをきちんと管理し、他の人の目にふれないように整理整頓しておきます。
また、パソコンの管理も十分に行う必要があります。
機密事項について理解し、他言は決してしないようにします。

■自己管理をしっかりと行う
仕事に穴をあけないように、健康や体調管理はしっかりと行わなければなりません。
一時の感情に惑わされず、どのような相手にも柔軟に対応できるよう、感情のコントロールをする事も求められます。
決められた時間を守る事はもちろんのこと、時間を有効に活用し効率よく仕事をこなせるよう時間の管理する事も必要です。