秘書の非定型業務

秘書の通常の業務以外で、予想外の緊急の出来事に対応する業務を非定型業務といいます。
秘書は、不測の事態でも、冷静な判断力と迅速な対応が求められます。

■通常の業務に関する非定型業務

1.予定外の来客の対応
上司の所在は明らかにせず、客の用件を聞き、上司の指示に従って対応します。

2.新人教育
秘書課全体の仕事を円滑に進めるためにも、新人教育は重要になります。
よい手本になるように言葉使い、話し方など十分に気をつけながら指導を行います。

3.急な残業や出張
基本的に上司の指示に従い、私用があっても出来る限り仕事を優先します。
どうしてもはずせない大切な私用の場合は、上司に相談する事も可能です。

4.マスコミの取材の対応
突然、予告なしにマスコミから取材を受けた場合、会社の一員であることを自覚して冷静に対応しなければなりません。
意見を求められても、「私にはわかりかねます」と言うように、回答を避けるようにします。

5.配置換えによる引き継ぎ
上司がかわり前任の秘書から引き継ぎを受ける場合、定型業務以外にも、新しい上司の人柄や嗜好、仕事のやり方や特徴などについても、詳しく確認しておきます。
異動してきた上司についても、仕事内容や考え方などの確認をとっておきます。

6.盗難・紛失
上司や秘書課長に、すぐ報告し、指示を仰いで行動します。
被害の内容を調べて、警察に捜査を依頼します。

■不測の事態への対応

1.急病
上司の急病の場合、病院・主治医・上司の家族・会社・秘書課長へ速やかに連絡します。
上司の家族の急病の場合は、速やかに上司に連絡します。
上司のスケジュールに変更が必要な場合は、関係各所に連絡します。
上司のかかりつけの病院・主治医などを把握しておいたり、応急処置の知識を身につけたり、救急薬品を常備しておくなど、普段から緊急時に備えておく事が必要です。

2.事故
救急や病院、上司の家族、会社、秘書課長へ速やかに連絡します。
上司の家族が事故にあった場合は、速やかに上司に連絡します。
上司のスケジュールに変更が必要な場合は、関係各所に連絡します。

3.災害
地震や火災、台風、洪水などが発生した場合、消防署へ連絡し、人命第一に考えて来客を優先して避難誘導します。
上司の指示に従って、重要なものを持ち出します。

4.不法侵入者
暴力組織、不審者などが押しかけてきた場合、防犯ベルを押し、警備室に連絡します。

緊急時の対策を日頃から備えておいたり、訓練をしておくことが重要です。