秘書の定型業務

秘書の業務で、日常的に携わる業務を定型業務（日常業務）と言います。
定型業務の内容は以下のようになります。

1.上司の身の回りの世話
・上司の出勤・退社・外出時の車の手配
・上司の勤務時・外出時・会議時・会合時のお茶・食事の手配
・上司の健康管理（健康診断の手配、主治医やかかりつけの病院の把握、日常の健康状態の変化のチェック）
・私的な交際に関する手配
・税金や保険などの出納事務

2.スケジュール管理
・年間・月間予定表などの作成・管理・調整
・翌日の予定の確認
・面会予約の受付及びその調整

3.環境整備
・上司が使用するオフィスや応接室の清掃・整理整頓
・室内の冷暖房や照明・換気の管理
・消耗品や備品等の整備・補充

4.電話・接遇の対応
・上司の面会予約の受付・調整
・来客の受付・取次ぎ・案内・見送り
・来客へのお茶・お菓子のサービス
・上司宛の電話の対応・取次ぎ
・上司がかける電話の中継ぎ
・各種連絡・問合せ業務

5.会議・会合業務
・会議の計画や会場選び
・会議の開催案内の作成
・資料の作成と保管
・出席者への連絡
・会場の準備・片付け
・議事録の作成

6.出張業務
・日程や必要資料の作成
・交通機関の選定、切符等の手配
・宿泊先の手配
・旅費清算等の経理事務
・社内外関係者への連絡

7.文書業務
・社内外文書の作成
・郵便物の受け取り・発送
・原稿の清書・校正
・各種文書の整理・管理

8.経理業務
・出張費の精算
・接待交際費の精算・管理
・伝票管理
・上司の加盟団体への会費の納入
・手形・小切手の取り扱い

9.交際業務
・冠婚葬祭の電報やお祝い、香典などの用意と手配
・お中元・お歳暮など季節の贈答品の手配

10.情報収集・管理
・資料の作成・整理・保管・廃棄
・名刺の整理
・データー管理

これらは、上司の指示がなくても様々な面に配慮しながら、効率よく積極的にこなす事が求められます。