秘書の役割

秘書とは、社長や重役など企業のトップや、議員、高度な専門職に就いている人たちが、本来の業務に集中できるように補佐をする仕事です。

秘書は、民間企業の秘書室から、国会議員や政治家、外資系企業、大使館、大学、研究所、病院、法律事務所など、必要とされる分野は幅広くあります。

秘書の仕事内容は、スケジュール管理や出張手配、電話の取次ぎや来客の対応、ビジネス文書の作成、受発注の管理や、情報収集、資料収集や整理、会議・会合等の準備など、非常に広範囲に及びます。
また、上司の業務を円滑に進める上で、上司の健康管理や身の回りの世話を行う事も秘書の重要な役割です。
上司の健康管理に配慮して、定期的に健康診断の予定を組み込んだり、スケジュールを過密にしないように余裕をもたせたり、日常の健康状態を把握しておき体調の変化にも気を配らなければなりません。
また、上司のかかりつけの病院や主治医を知っておくことも必要です。

秘書が上司に意見を述べる事は原則として許されませんが、例外として上司の健康管理についてや、上司から意見を求められた時、上司のミスが仕事に悪影響を及ぼす時などは、秘書が上司に意見を述べる事も必要となる場合があります。
その際、秘書としての立場をわきまえて、提案するといった形で謙虚な表現を心がけて慎重に意見を述べる事が必要です。